Por qué poner "final-final-ahora-sí.pdf" termina siendo un problema

El cliente te manda una devolución, la aplicás y entregás. A las 2 horas llega otra. Y después otra más. Cada vez pensás "esta es la última", y cada vez el archivo se llama un poco más desesperado:
final
final-2
final-final
final-ahora-sí.

Yo también lo hice, y durante años. Pero con el tiempo entendí que es un error que sale caro. Te cuento por qué y qué hacer en su lugar.

El problema: "final" casi nunca es final

La palabra final es una promesa que ni vos ni el cliente pueden garantizar. Mientras el proyecto siga abierto, siempre puede haber un cambio más.

Y cuando el nombre dice "final" pero el archivo se modifica de nuevo, ese nombre pasa a mentir. Con el tiempo, ninguna de tus versiones "finales" te dice cuál es realmente la última.

Qué pasa cuando tenés varios "finales"

Todo funciona bien mientras el proyecto es chico. Los problemas aparecen cuando se acumulan los archivos o cuando hay más gente involucrada.

No sabés cuál es la versión correcta

Con final.pdf, final-final.pdf y final-ahora-sí.pdf en la misma carpeta, ¿cuál es la última? Tal vez lo sepas hoy. Dentro de tres semanas, lo más probable es que tengas que abrirlos 1 por 1 para averiguarlo.

Corrés el riesgo de mandar el archivo equivocado

Es el peor escenario. Le enviás al cliente, o peor todavía a la imprenta, una versión vieja con errores que ya habías corregido. Si se imprimió, no hay vuelta atrás.

No podés volver a una versión anterior

A veces el cliente dice: "Sabés qué, me gustaba más la versión de ayer". Si no tenés claro cuál fue cuál, encontrarla se vuelve una búsqueda tediosa.

Se complica el trabajo en equipo

Si compartís archivos con otro diseñador, un editor o un productor, nadie puede adivinar qué significa "ahora-sí". Cada persona termina preguntando, o peor, suponiendo.

No tenés respaldo cuando surge una discusión

Si hay un desacuerdo sobre qué se aprobó y cuándo, un archivo llamado "final-final" no demuestra nada. En cambio, una versión con fecha y número sí deja constancia.

Cómo nombrar tus archivos para no perderte

La solución no requiere ningún programa especial. Alcanza con ponerse de acuerdo con uno mismo, ser ordenado y repetir el mismo criterio siempre.

Usá números de versión

En lugar de "final", numerá cada versión: v1, v2, v3. Cada cambio importante suma un número. Así siempre sabés cuál es la más reciente: la que tiene el número más alto.

Agregá la fecha

Sumar la fecha ayuda muchísimo, sobre todo cuando el cliente responde después de varios días. Un formato práctico es año-mes-día, porque las carpetas se ordenan solas cronológicamente.

Incluí el nombre del proyecto o del cliente

Un archivo llamado folleto.pdf no dice mucho. Uno llamado NombreCliente_folleto_v3 se entiende solo, incluso fuera de su carpeta.

Un ejemplo completo

Así podría verse una carpeta ordenada:

Con solo mirar la lista, sabés cuál es la última, cuándo se hizo y a qué proyecto pertenece.

Reservá la palabra "final" para el final de verdad

Si querés usarla, que sea para marcar la versión aprobada por el cliente: NombreCliente_folleto_v3_APROBADO.pdf. Esa palabra se pone cuando el cliente dio el visto bueno, no antes.

Un hábito pequeño que te ahorra problemas grandes

Nombrar bien un archivo lleva diez segundos. Perder horas buscando la versión correcta, o repetir una impresión, lleva mucho más.

Probá con el próximo proyecto: numerá las versiones, poné la fecha y dejá la palabra "final" guardada hasta que el cliente apruebe.

Dentro de unos meses, cuando necesites volver a ese trabajo, vas a agradecer haber puesto un poco de orden. Si querés ver más de lo que hago o conversar sobre algún proyecto, te espero en sciuto.com.ar.